Endre CV-en uten å ødelegge oppsettet

Du får en tilbakemelding på CV-en, åpner filen, retter tre linjer — og plutselig ser dokumentet annerledes ut. Datoene har flyttet seg, en overskrift har byttet skrifttype, punktlisten har fått et ekstra innrykk. Mange gir opp her og sender CV-en uendret, selv om de vet hva som burde stått der.

Dette er ikke din feil, og det er ikke tilfeldig. Det følger av hvordan Word- og PDF-filer er bygget. Under står hvorfor oppsettet ryker, og hvordan du retter innholdet uten å rikke på formen.

Hvorfor oppsettet ryker når du retter én linje

Malen er ofte en tabell. De fleste CV-maler legger datoene i én kolonne og stillingen i en annen. Det ser ut som to spalter, men er en tabell med usynlige kantlinjer. Skriver du en lengre setning i én celle, vokser hele raden, og alt under flytter seg.

Du limer inn formatering, ikke bare tekst. Kopierer du en setning fra en nettside, en annen CV eller en e-post, følger skrifttype, størrelse og farge med inn i dokumentet. Derfor får den ene linjen plutselig en annen font enn resten.

Teksten din er lengre enn den forrige. En god retting er nesten alltid litt lengre: «Ansvar for kasse» blir «Kasseansvar og opplæring av to nyansatte». Linjen brekker om til to, siden skyves nedover, og en ettsiders CV blir til halvannen.

Tekstbokser flytter seg ikke som vanlig tekst. I designmaler ligger navn og kontaktinfo ofte i tekstbokser som er låst til en posisjon. Skriver du mer enn det er plass til, forsvinner teksten ut av boksen i stedet for å brekke om.

I PDF ligger teksten fast. En PDF lagrer hvert ord med en posisjon på siden, ikke som flytende avsnitt. Derfor kan ingen PDF-redigerer bare «skrive lenger» — det er et annet problem, og vi har skrevet om det her.

Regelen: endre linjen, ikke dokumentet

Det som gjør skade, er nesten aldri selve teksten du skriver. Det er alt det andre du kommer borti mens du skriver den: du markerer et helt avsnitt og sletter det, du trykker enter der det var et linjeskift fra før, du drar i en kolonne for å få plass.

Hold deg til én regel: stå inne i setningen og bytt ord. Ikke slett hele avsnittet for å skrive det på nytt. Da beholder Word stilen, punktet, innrykket og tabellcellen — de hører til avsnittet, ikke til ordene.

Slik gjør du det i Word

Lim alltid inn uten formatering. Ctrl+Shift+V på Windows, Cmd+Shift+V på Mac. Da kommer teksten inn med stilen den havner i, i stedet for stilen den kom fra.
Ikke slett hele linjen. Marker ordene som skal byttes, og skriv over dem. Sletter du linjen og lager en ny, mister du ofte punktet eller innrykket.
Ikke rør skriftstørrelsen for å få plass. Skriv heller kortere. En CV som er krympet til 9 punkt for å presses inn på én side, leses dårligere enn en ryddig CV på to.
Slå på visning av formateringstegn hvis noe oppfører seg rart (¶-knappen i Word). Da ser du om du står i en tabell, om det er et linjeskift eller et avsnittsskifte, og hvor de skjulte innrykkene sitter.
Lagre som PDF til slutt — ikke skriv rett i PDF-en. Eksporter på nytt fra Word hver gang du har endret noe.

Sjekklisten før du sender

Er CV-en fortsatt like lang som før? Én side som har blitt til halvannen, er det vanligste resultatet av en god retting.
Har alle linjene samme skrifttype og størrelse? Se særlig på linjene du nettopp rettet.
Står datoene fortsatt på linje med stillingene sine?
Åpner du PDF-en i en annen leser enn den du lagde den i — ser den lik ut?
Er filen fortsatt én kolonne og uten tekstbokser? Det er også det ATS-systemene leser best.
Heter filen fortsatt noe fornuftig? CV-Fornavn-Etternavn.pdf, ikke CV_ny_endelig_2.pdf.

Hva CVHelp gjør med dette

Vi lager ikke en ny CV til deg, og vi flytter deg ikke over i vår egen mal. Når du laster opp CV-en din som Word eller PDF, skriver vi forslagene rett inn i din egen fil, på linjene de hører hjemme — resten av dokumentet står urørt. Du ser forskjellen før og etter i nettleseren, huker av hvilke rettinger du vil ha, og laster ned det samme dokumentet med din egen formatering i behold.

Du kan også laste ned Word-filen med rettingene som spor endringer, slik at du ser hver endring markert i Word og kan godta eller forkaste dem der.

Ofte stilte spørsmål

Bør jeg lage CV-en på nytt i stedet for å rette den? Nei, ikke hvis oppsettet fungerer. En CV som er lett å lese og lett å parse er verdt mer enn en ny mal. Bytt mal bare hvis den nåværende har to kolonner, tekstbokser eller grafikk som skjuler innholdet.

Jeg har bare PDF-en, ikke originalfilen. Hva gjør jeg? Det er en helt vanlig situasjon, og det finnes tre veier ut av den. De står i guiden om å redigere PDF-CV.

Hvor mye skal jeg endre mellom to søknader? Som regel nøkkelkvalifikasjonene øverst og ordene du bruker om oppgavene dine. Resten av CV-en kan ofte stå nesten likt.

Er det greit å sende Word-fil? Send PDF hvis annonsen ikke ber om noe annet. Da ser CV-en lik ut hos mottakeren. Behold Word-filen selv, så du har noe å rette neste gang.